Study Visit

Nina Nurmasari, M.Pd, 
Dra. Hj. Eni Husnanaeny, MM, 
H. Muslim, S.Pd., M.Pd

     Artikel


      Pada tanggal 8 Februari 2011 MGMP bahasa Inggris Kabupaten Bogor melakukan study visit ke SMPN 1 Cibinong. Sekolah ini berdiri pada tahun 1962 dengan swadaya masyarakat, dengan kepala sekolahnya yaitu bapak Solichin Denda Kusumah.

      Pada awalnya sekolah ini merupakan filial (kelas jauh) dari SMPN 1 Kodya Bogor. Baru pada  tanggal 1 Januari 1965 ditetapkan menjadi SMP Negeri yang mandiri.

Sekolah ini merupakan salah satu Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional yang 
ada di Kabupaten Bogor. Namanya juga rintisan, jadi belum semua kelas 
diterapkan bertaraf internasional. Rencananya  tahun Ajaran 2011/2012 SMPN 1 
Cibinong membuka 5 kelas RSBI. 

Kami disambut dengan hangat oleh para siswa dan guru di sekolah ini. Salah 
seorang murid sebagai pembawa acara membukanya dengan  menggunakan 
bahasa Inggris yang fasih dan patut diacungkan jempol.

Kemudian acara dilanjutkan dengan kata sambutan oleh Pak H. Muslim, S.Pd., 
M.Pd selaku kepala sekolah SMPN 1 Cibinong, Ibu Dra. Hj. Eni Husnanaeny, MM 
selaku ketua sanggar Forum MGMP b. Inggris Kab. Bogor dan Ibu Nina Nurmasari, 
M.Pd selaku ketua Forum MGMP b. Inggris. 

Setelah dijamu oleh beberapa keahlian siswa-siswa SMPN 1 Cibinong yang 
berupa dance, song, poetry and speech, kami para gurui mulai menyebar 
melaksanakan tugas study visit dengan mengamati beberapa tempat seperti 

Seorang siswa sedang menjelaskan
tentang lab multi media

perpustakaan, lab bahasa, lab

multi media, ruang kesenian, 

ruang guru, ruang bimbingan 

konseling dan ruang 

kelas bahkan mengadakan 

pengamatan kegiatan 

belajar mengajar di salah satu

kelas RSBI yang oleh 

bpk Muhamadin, S.Pd 

(salah seorang guru b. Inggris).

             

Apa sich sebenarnya yang dimaksud

 dengan study visit? Study 

visit merupakan suatu kegiatan 

kunjungan belajar dengan tujuan 

untuk mempelajari aspek-aspek yang 

dianggap lebih baik dan lebih berhasil yang dilakukan oleh Kelompok kerja 

(misalnya MGMP) atau sekolah dalam mengelola kegiatan pembelajaran. Dalam 

proses pengelolaan study visit, kelompok kerja yang akan belajar kepada 

kelompok lain yang dianggap lebih berhasil terjadi proses identifikasi aspek yang 

dianggap perlu ditingkatkan, identifikasi kelompok-kelompok lain yang 

mempunyai kelebihan di aspek yang serupa dengan hasilnya, dan lebih penting 

lagi, bagaimana mereka melakukannya.

      Hal ini memungkinkan kelompok kerja mengembangkan rencana bagaimana membuat perbaikan atau mengadaptasi praktik terbaik tertentu, biasanya dengan tujuan meningkatkan beberapa aspek kinerja.

Proses pembandingan dalam study visit mungkin dilakukan satu kali, tetapi sering dianggap sebagai suatu proses yang berkesinambungan di mana kelompok kerja terus berusaha untuk meningkatkan praktik-praktik mereka.

Secara sederhana pengelolaan study visit, terdiri atas tiga tahap yaitu perencanaan, pelakasanaan, dan pelaporan. Perencanaan dapat dituangkan dalam sebuah panduan.  Rancangan kegiatan untuk study visit, yang dibuat secara rinci dan matang akan lebih mendukung keberhasilan pelaksanaan kegiatan dimaksud.

Yanti Karyati, Santy, Suparti, Ade Mulyati, H. Muslim, 
Hj, Eni Husnanaeny,Nina Nurmasari, Vetty Kurnely, 
Ade Amalia, Ihat Solihat, Nurhayati Ari

A. Pengelolaan Kegiatan Study Visit

Pengelolaan sering dikenal dengan kata manajemen. Menurut Ricky W.Griffin, manajemen atau pengelolaan didefinisikan sebagai sebuah proses perencanaan, penggorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran atau tujuan secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan atau tepat guna, sedangkan efisien (daya guna) berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisis, dan sesuai dengan jadwal yang direncanakan/ditentukan.

Dalam mengelola suatu kegiatan hendaknya menggunakan fungsi-fungsi manajemen. Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses pengelolan yang dijadikan acuan oleh pengelola dalam melaksanakan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Henry Fayol mengemukakan tiga fungsi utama dalam manajemen, yaitu sebagai berikut.

1. Perencanaan (planning); dalam fungsi ini pengelola kegiatan harus memikirkan apa yang akn dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan kegiatan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen, karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya tidak dapat berjalan.

2.Pengorganisasian (organizing); pengorganisasian merupakan kegiatan yang berhubungan dengan tindakan-tindakan menentukan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan kegiatan. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggungjawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

   Untuk kemudahan kegiatan actuating (pelaksanaan) dan coordinating (koordinasi)  digabung ke dalam kegiatan pengorganisasian.

3. Pengendalian (controlling); kegiatan pengendalian merupakan kegiatan pengawasan untuk memastikan semua rancangan kegiatan yang dilaksanakan diupayakan sesuai dengan rencana.

I.        PENGELOLAAN STUDY VISIT

A.  Perencanaan

Dari pengelolaan study visit, perencanaan merupakan tahap yang jika dilakukan dengan cermat akan mendukung keberhasilan kegiatan study visit. Beberapa hal yang perlu dilakukan di tahapan ini adalah sebagai berikut.

1.  Menentukan Aspek Yang Akan Dipelajari

Inti tujuan dari Study Visit adalah untuk memperbaiki kinerja KKG/MGMP/MKKS/MKPS/KKKS/KKPS. Dengan demikian dasar untuk mengembangkan program selayaknya berasal dari hasil evaluasi diri.

a.  Buatlah daftar aspek yang perlu ditingkatkan dan akan dipelajari melalui Study Visit dari hasil pemetaan kompetensi (TNA) atau evaluasi diri masing-masing guru/kepala sekolah/pengawas pemandu, guru/kepala sekolah/pengawas peserta belajar, dan pengelola kelompok kerja.

b.  Susunlah daftar tersebut berdasarkan skala prioritas dan pilihlah satu atau dua aspek yang paling diperlukan.

c.  Petakanlah aspek apa saja yang akan dipelajari oleh masing-masing orang berdasarkan daftar skala prioritas melalui diskusi di kelompok kerja.

d.  Kelompokanlah hasil pemetaan tersebut ke dalam beberapa aspek saja sehingga study visit mudah dikelola. Misalnya kelompok yang akan mempelajari pembelajaran PAIKEM, PTS, atau pengelolaan sarana prasaran untuk kegiatan on-service. 

e.  Rincilah informasi dan dokumen yang diperlukan dari pihak yang akan dikunjungi. Tentukan cara informasi tersebut akan diperoleh. Misalnya melalui pengamatan atau wawancara.

2.  Menentukan Sasaran Study Visit

Satu tujuan study visit adalah belajar dari keberhasilan pihak yang dikunjungi. Informasi yang layak digali diantaranya adalah sebagai berikut.

a.    Indikator Keberhasilan

Galilah indikator pengalaman berhasil yang dimiliki pihak yang dikunjungi sehingga bisa dikategorikan berhasil. Informasi ini akan membantu peserta study visit untuk menentukan keberhasilan implementasi rencana tindak hasil study visit terhadap peningkatan kinerja masing-masing peserta kunjungan.

b.    Faktor Keberhasilan

1)     Galilah faktor-faktor yang memungkinkan pihak yang dikunjungi memperoleh pengalaman berhasil.

2)     Gali pula bagaimana hal itu bisa mendukung diperolehnya pengalaman berhasil. Faktor-faktor tersebut bisa meliputi aspek akademis maupun non-akademis. Boleh jadi faktor-faktor keberhasilan itu tidak dimiliki peserta kunjungan dan kelompok kerja Anda, tetapi paling tidak informasi yang diperoleh bisa menjadi inspirasi.

3)     Berdiskusilah dengan mereka bagaimana faktor-faktor potensial yang saat ini Anda miliki bisa mewujud menjadi faktor pendukung.

c.    Faktor Penghambat

1)     Mintalah informasi mengenai faktor penghambat atau masalah yang dihadapi, cara mereka menyelesaikan, dan hasil yang diperoleh.

2)     Identifikasi hal yang berpotensi menjadi masalah yang mungkin muncul saat Anda melaksanakan rencana tindak untuk meningkatkan kinerja Anda. Diskusikan pula bagaimana hal yang berpotensi menjadi masalah tersebut diatasi. Cara mereka menyelesaikan masalah dapat menjadi alternatif penyelesaian yang layak dipertimbangkan digunakan jika masalah itu terjadi pada Anda dan di kelompok kerja Anda.

d.    Buatlah daftar calon sekolah dan kelompok kerja yang akan dikunjungi berdasarkan kebutuhan masing-masing kelompok. Gali informasi apa yang menjadi keunggulan (pengalaman berhasil) masing-masing dan tentukanlah sasaran mana yang akan dikunjungi sesuai kebutuhan.

e.    Hubungi, koordinasikan, dan pastikan sekolah atau kelompok kerja mana yang dapat menerima study visit Anda.

3.  Survey/Koordinasi dengan Sasaran Study Visit

a.  Lakukan koordinasi dan jika memungkinkan survey kepada pihak yang akan dikunjungi untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan study visit.

b.  Hubungi dan koordinasikan dengan pihak yang akan dikunjungi mengenai :

1)  hal-hal yang ingin dipelajari, misalnya pembelajaran PAIKEM dan pengelolaan sarana dan prasarana pembelajaran di kelompok kerja;

2)  jenis kegiatan yang ingin dilakukan misalnya wawancara dengan pengelola kelompok kerja, pengamatan pembelajaran di kelas berapa dan berapa kelas yang diperlukan (sesuaikan dengan jumlah anggota kelompok yang ingin mempelajari PAIKEM);

3)  dokumen yang diperlukan; dan

4)  waktu dan lama kunjungan;

5)  alur kegiatan dalam kunjungan dsb.

4.  Persiapan Teknis Pelaksanaan

Agar study visit efektif dan mudah dikelola sebaiknya teknis pelaksanaan direncanakan dengan baik. Hal-hal yang perlu dirancang diantaranya adalah sebagai berikut.

a.  Transportasi

1)    Tentukan bagaimana cara menuju ke lokasi kunjungan, bersama-sama atau masing-masing langsung menuju ke lokasi.

2)    Sepakati waktu keberangkatan dan waktu keterlambatan yang dapat ditoleransi sehingga lebih dari waktu itu peserta harus berangkat sendiri ke lokasi kunjungan.

3)    Tentukan waktu berkumpul di lokasi kunjungan jika disepakati peserta tidak berangkat bersama-sama.

b.  Waktu dan lama kunjungan

1)    Diskusikan waktu dan lama kunjungan sesuai dengan kebutuhan objek (apa yang akan dipelajari) dan kegiatan yang perlu dicermati.

2)    Koordinasikan hasil diskusi dengan pihak yang akan dikunjungi agar terdapat kesepakatan.

c.  Perlengkapan yang perlu disiapkan

1)     Cermati hal yang akan dipelajari dan tentukan perlengkapan yang perlu disiapkan. Misalnya, jika objek kajiannya adalah mencermati keberhasilan pembelajaran PAIKEM perlengkapan yang perlu disiapkan diantaranya instrumen analisis RPP, instrumen observasi pembelajaran, panduan wawancara, dan jika diperlukan alat perekam untuk wawancara dan video dsb.

2)     Sepakati pembagian tugas untuk menyiapkan perlengkapan yang diperlukan.

d.  Jadwal Kegiatan dan Pembagian Tugas

1)     Susunlah jadwal kegiatan yang cukup rinci sehingga tampak jelas alur kegiatan yang akan dilaksanakan. 

2)     Perlihatkan dalam jadwal siapa melakukan apa, perlengkapan yang diperlukan, dan tagihannya (produk yang dihasilkan).

5.  Menyusun Program Study Visit

a.  Susunlah program dari semua informasi dan kesepakatan yang diperoleh. Cara membuat program dan contoh program bisa dipelajari di lampiran 1 dan 2.

b.  Bagikan program study visit pada saat penjelasan teknis pelaksanaan. Panduan

1.  Penjelasan Teknis Pelaksanaan

a.  Lakukan penjelasan teknis pelaksanaan atau briefing beberapa hari sebelum study visit dilaksanakan agar peserta paham betul kegiatan yang akan dilaksanakan.

b.  Informasikan hal-hal sebagai berikut.

1)  tujuan dan kegiatan yang akan dilakukan selama study visit

2)  data yang harus dikoleksi dan cara yang akan digunakan misalnya observasi, koleksi dokumen seperti silabus, RPP atau wawancara

3)  tugas setiap peserta atau kelompok termasuk cara mengolah dan menganalisis data yang dkumpulkan.

4)  Cara pengolahan dan analisis data sehingga bisa langsung menjadi laporan pelaksanaan.

5)  perlengkapan yang perlu disiapkan dan petugas yang akan menyiapkannya.

6)  waktu dan lokasi keberangkatan jika akan berangkat bersama-sama atau waktu berkumpul di lokasi kunjungan jika akan berangkat sendiri-sendiri.

A.  Pelaksanaan

Pada dasarnya, pelaksanaan Study Visit adalah melaksanakan rencana yang dituangkan dalam program sebaik mungkin. Agar study visit dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana beberapa hal yang layak diperhatikan adalah sebagai berikut.

1.  Usahakan tepati jadwal yang sudah direncanakan mulai dari keberangkatan, pelaksanaan setiap kegiatan, sampai waktu pulang.

2.  Jaga komunikasi antara ketua rombongan dengan orang yang dapat dihubungi (contact person) dari tempat yang akan dikunjungi.

3.  Jaga komunikasi antara koordinator kelompok untuk memantau kegiatan yang diikuti peserta agar sesuai dengan rencana terutama waktu untuk setiap kegiatan.

4.  Lakukan penyesuaian jika ada waktu kegiatan yang kurang sesuai dengan rencana agar tidak mengganggu kegiatan study visit secara keseluruhan.

B.  Pelaporan

Hasil study visit perlu segera diolah dan dianalisis sehingga bisa disusun rencana tindak yang akan membantu meningkatkan kinerja individu dan kelompok kerja. Sistematika laporan pelaksanaan study visit bisa dicermati pada lampiran.

1.    Diskusi Analisis Hasil Study Visit

a.  Diskusikan hasil pengolahan dan analisis data agar setiap peserta study visit bisa mengutuhkan pemahaman mereka dengan belajar dari pemahaman anggota kelompok lainnya.

b.  Bagilah informasi hasil diskusikan kelompok kepada kelompk lainnya agar setiap peserta dapat belajar dari pengalaman kelompok lain.

c.  Berilah masukan sebagai kontribusi Anda kepada sejawat dalam menyusun rencana tindak mereka.

2.    Menyusun Laporan Hasil Study Visit

Susunlah hasil analisis dan diskusi ke dalam laporan kelompok kecil misalnya kelompok yang mempelajari pembelajaran PAIKEM. Contoh laporan dapat disimak pada lampiran ….

C.  Rencana Tindak

Study visit hanya bermakna jika apa yang dipelajari berdampak terhadap peningkatan kinerja individu atau kelompok kerja. Untuk itu hasil study visit harus dituangkan ke dalam rencana tindak individu atau rencana tindak kelompok kerja. Rencana tindak kelompok kerja bisa merupakan tindak lanjut kelompok pengelola atau sebagai fasilitasi pengelola untuk mendukung pelaksanaan rencana tindak individu yang perlu dilaksanakan di kelompok kerja.

a.  Identifikasi dan buatlah daftar hal-hal yang dipelajari dari study visit.

b.  Buatlah skala prioritas dari daftar tersebut.

c.  Tentukan dari daftar di muka, mana dan berapa banyak yang akan segera ditindaklanjuti serta rancanglah kegiatannya.

d.  Lengkapi rancangan kegiatan dengan tujuan, hasil, cara/metode, waktu, dan pihak yang terlibat.

Nah, selesai dech pelaksanaan Study visit yang telah aku lakukan bersama teman-teman 
MGMP. Mudah-mudahan pembahasan Study visit  ini bermanfaat bagi teman-teman 
semua. C u ....